Gemäß § 40 Absatz 1 KiBiz sind nicht verausgabte Mittel einschließlich des Trägeranteils einer Betriebskostenrücklage und bei Trägern, die Eigentümer oder diesen wirtschaftlich gleichgestellt sind, auch einer Investitionskostenrücklage zuzuführen. Mit der Betriebskostenrücklage wird ein finanzieller Handlungsrahmen für den laufenden Betrieb sichergestellt.
Ergänzend kann die Investitionsrücklage zum Erhalt des Gebäudes genutzt werden. Die Mittel der Rücklagen sind nach Wortlaut des Gesetzes „… zur Erfüllung der jeweiligen Aufgaben … zu nutzen…“.

Da Rücklagen in einem Finanzierungssystem, das auf Pauschalen beruht, insbesondere erforderlich sind, um Schwankungen in der Finanzierung (z.B. durch unterschiedliche Inanspruchnahme der Einrichtungen oder Personalveränderungen) ausgleichen zu können, ist es gemäß § 40 Absatz 1 Satz 4 KiBiz möglich,

• dass Rücklagen, die rechnerisch einer Einrichtung zugeordnet sind, für Zwecke anderer Einrichtungen des gleichen Trägers genutzt werden können (Dies gilt unstreitig für die Finanzierung laufender Kosten für den Betrieb einer Kindertageseinrichtung ohne eigene rechnerische Rücklagen während eines Kindergartenjahres.)
  und
• Beträge aus der Rücklage einer Einrichtung der entsprechenden Rücklage einer anderen Einrichtung desselben Trägers zugeführt werden können.

Bei einrichtungsübergreifender Verwendung in verschiedenen Jugendamtsbezirken müssen die beteiligten Jugendämter zustimmen.

Betriebskostenrücklage nach § 40 Absatz 1 und 2 KiBiz
Mit der Betriebskostenrücklage wird ein finanzieller Handlungsrahmen für den laufenden Betrieb sichergestellt. Der Höchstbetrag von 10 Prozent bezieht sich seit dem Kindergartenjahr 2020/2021 auf Einnahmen aus dem Kindpauschalenbudget, den Zuschüssen für eingruppige Einrichtungen und Waldkindergartengruppen, die finanzielle Förderung von Familienzentren, plusKITAs und anderen Einrichtungen mit zusätzlichem Sprachförderbedarf auf Grundlage der verbindlichen Mitteilung zum 15. März.
Mittel aus der Betriebskostenrücklage sind auch bei Trägern, die Eigentümer
oder diesen wirtschaftlich gleichgestellt sind, neben dem Gesamtbudget
vorrangig für den laufenden Betrieb der Einrichtung, vor allem für
eine gute Personalausstattung entsprechend § 28 Absatz 3 Satz 2 KiBiz, einzusetzen.
Bei Investitionen oder Sanierungen „an Dach und Fach“, die nicht allein aus Mitteln des aktuellen Budgets finanziert werden können und sollen, ist zunächst die Investitionsrücklage zu nutzen. Nur in den Fällen, in denen weder das aktuelle Budget, noch die Investitionsrücklage ausreichen, kann alternativ zu beispielsweise Kreditaufnahmen hilfsweise auf die Betriebskostenrücklage zurückgegriffen werden.

Investitionsrücklage nach § 40 Absatz 1 und 3 KiBiz
Die Investitionsrücklage hingegen darf nur für Aufwendungen genutzt werden, die einem Eigentümer oder diesen wirtschaftlich gleichgestellten Trägern, entstehen können. Zur besseren Abgrenzung können folgende Beispiele benannt werden:

• Waschbecken,
• Zäune,
• fest verklebte Bodenbelege,
• Reparatur / Neuinstallation von Fenstern/Türen/Heizung,
• Alarmanlagen,
• Sanierungskosten hinsichtlich des Erhalts abgehender Bausubstanz.

Aufwendungen, die auch einem Mieter entstehen, wie zum Beispiel durch die Instandhaltung und Wartung von nicht fest eingebauten Gegenständen, sind nicht aus der Investitionsrücklage zu finanzieren, sondern aus der Betriebskostenrücklage.