Die Anzahl der jährlichen Schließtage (ohne Samstage, Sonn- und Feiertage) soll 20 und darf 27 Öffnungstage nicht überschreiten (§ 27 Abs. 3 KiBiz). Der Begriff der Schließtage wird stets aus Elternsicht verstanden, das heißt, hierunter fallen auch Schließungszeiten für pädagogische Konzepttage, Weiterbildungs- oder Teambildungstage. Im Rahmen dieser Möglichkeiten kann die Kindertageseinrichtung die Schließtage eigenverantwortlich festlegen.

Gemäß § 47 Nr. 2 SGB VIII sind Träger dazu verpflichtet „Ereignisse oder Entwicklungen, die geeignet sind, das Wohl der Kinder […] zu beeinträchtigen“ an das Landesjugendamt als zuständige, betriebserlaubniserteilende Behörde zu melden. Zu diesen Ereignissen und Entwicklungen gehören auch Personalunterbesetzungen in Kindertageseinrichtungen. In Relation zu den tatsächlich anwesenden Kindern muss die personelle Mindestausstattung gemäß § 36 Abs. 4 KiBiz gewährleistet sein. Sollte dies nicht mehr eingehalten werden können, muss eine Meldung an das zuständige Landesjugendamt erfolgen. Meldepflichtig sind insbesondere gravierende und/oder länger anhaltende Unterschreitungen der Mindestbesetzung, da einzelne Tage in der Regel organisatorisch aufgefangen werden können.

Tritt unvorhergesehen eine Personalunterbesetzung auf, müssen zeitnah kompensierende Maßnahmen getroffen werden. Die Landesjugendämter haben hier gemeinsam die Broschüre „Aufsichtsrechtliche Grundlagen zum Umgang mit personellen Unterbesetzungen in Kindertageseinrichtungen“ (Stand: August 2021) herausgegeben. Darin wird u.a. empfohlen, vorab zwischen Träger, Leitung und Team (und ggfs. dem Jugendamt) einen abgestuften Krisenplan abzustimmen, damit alle Beteiligten wissen, welche Maßnahmen zu welchem Zeitpunkt greifen sollen und von wem sie bis wann umgesetzt werden müssen.

Die Verantwortung für die Auswahl und Einstellung von Personal, die konkrete Ausgestaltung der pädagogischen Konzeption und der Rahmenbedingungen vor Ort obliegen grundsätzlich dem Träger in seiner Rolle als Arbeitgeber und im Hinblick auf seine fachliche Gesamtverantwortung. Dies gilt auch für die Ausgestaltung einer Notbetreuung – hierbei ist jedoch zwischen einer geplanten und einer ungeplanten Notbetreuung zu unterscheiden.

Bei der Ausgestaltung einer Notbetreuung sollen der Bedarf eines Kindes an frühkindlicher Bildung sowie der Betreuungsbedarf der Eltern im Einzelfall Berücksichtigung finden. Eine Belegung von Notbetreuungsplätzen ausschließlich nach zeitlicher Ankunft der Kinder in der Kindertageseinrichtung wäre nicht angemessen.

Es ist durchaus folgerichtig, dass bei Personalengpässen Betreuungskapazitäten eingeschränkt werden müssen, wenn das Kindeswohl ansonsten nicht gewährleistet werden kann. Wenn sich Personalausfälle beispielsweise aufgrund von Krankheiten häufen und deshalb die Mindestpersonalbesetzung unterschritten wird, gilt die Einrichtung einer Notbetreuung nicht als Schließtag.

Eine ungeplante Einrichtung einer Notbetreuung oder Schließung der Kindertageseinrichtung (z. B. aufgrund höherer Gewalt), die nicht vom Träger der Kindertageseinrichtung zu vertreten ist, gilt nicht als Schließtag im Sinne des § 27 KiBiz. Dies gilt auch für Tage, an denen in Kindertageseinrichtungen streikbedingt keine Kinder betreut werden.

Eine „geplante Notgruppe“ ersetzt in der Regel nicht den regulären Betrieb einer Kindertageseinrichtung. Ob „geplante Notgruppentage“ als Schließtage zählen, hängt vom Einzelfall ab, das heißt von der Lage des „geplanten Notgruppentages“, der Relation zwischen regulärer Platzzahl zur Platzzahl an den „geplanten Notgruppentagen“. So wäre beispielsweise eine „geplanter Notgruppentag“ an einem Brückentag oder zwischen Weihnachten und Silvester anders zu beurteilen als ein „Notgruppentag“ an normalen Öffnungstagen mitten in der Woche außerhalb der Schulferien. Wenn es allen Eltern grundsätzlich möglich ist, ihre Kinder an „Tagen einer Notgruppe“ betreuen zu lassen, so handelt es sich, da die Elternsicht entscheidend ist, eher nicht um Schließtage. Handelt es sich bei dem „geplanten Notgruppentag“ um einen „regulären“ Öffnungstag außerhalb der Schulferien, bei dem nur ein ganz geringer Anteil der Kinder betreut wird, wäre er eher als Schließtag einzustufen.