Ausgehend von den Fördergrundsätzen und den Regelungen im jeweiligen Zuwendungsbescheid können die Regelungen beispielhaft wie folgt konkretisiert werden:

a) Zuwendungsfähige Ausgaben:
- Personalausgaben, wenn es sich um qualifiziertes pädagogisches Personal handelt und wenn diese Personalausgaben für den Zuwendungszweck unmittelbar erforderlich sind, das heißt für die Arbeit „am und mit dem Kind“ - Personalausgaben für den Zeitraum, in dem die Kraft tatsächlich tätig war

Beispiel:
Während der Abwesenheit durch Krankheit oder Urlaub einer Betreuungskraft hat eine Ersatzkraft die Betreuung übernommen. Für diesen Zeitraum sind dann nur die Personalausgaben der Ersatzkraft förderfähig und keine Ausgaben der ursprünglichen Betreuungskraft. Falls alternativ nur die Personalausgaben der ursprünglichen Betreuungskraft angesetzt worden wären, aber nicht der Ersatzkraft (da beide identisch vergütet wurden), wären die Personalausgaben der ursprünglichen Betreuungskraft voll förderfähig.
Weiteres Beispiel:
Während der Abwesenheit durch längerfristige Krankheit oder Urlaub wurde das Projekt nicht durchgeführt. Für diesen Zeitraum sind keine Personalausgaben förderfähig. Bei kurzfristigen und insofern für den Träger nicht planbaren Krankheitsausfällen wird im Rahmen des Ermessens i.d.R. auf eine Kürzung verzichtet.

• KFZ-Kosten nur bei ausschließlich mobilen Projekten
• Personalkosten für Fahrer:in nur bei ausschließlich mobilen Projekten und soweit im begründeten Einzelfall das pädagogische Personal die Anfahrten nicht übernehmen kann
• Versicherungen, die explizit und ausschließlich für das Projekt anfallen
• Fortbildungskosten nur für förderfähiges Personal, das im Projekt tätig ist, soweit die Fortbildung einen inhaltlichen Bezug zum Projekt aufweist
• Mietkosten nur für die vom Projekt genutzten Räumlichkeiten, gegebenenfalls anteilig für die Nutzungsdauer
• Sachkosten, beispielsweise für Spiel- und Bastelmaterial, soweit es sich nicht um investive Anschaffungen handelt,
• Kosten für Verpflegung

b) Nicht zuwendungsfähige Ausgaben:

• Personalkosten für Verwaltungskräfte
• Personalkosten, die über die Anzahl der bewilligten Stunden in der Maßnahme hinausgehen (zum Beispiel für Vor- und Nachbereitung oder Koordination mehrerer Projekte)
• Overhead- und Verwaltungskosten
• Kosten für Büroausstattung, zum Beispiel Telefon, Internet, Drucker, Druckerpatronen, Büromaterial
• Steuerberater- und Buchhaltungskosten
• EDV-Kosten
• Allgemeine Fortbildungskosten, zum Beispiel Supervisionen für alle Mitarbeiter des Trägers
• Investive Anschaffungen

Die angegebenen Sachverhalte stellen keine abschließende Aufzählung dar.
Aufgrund von individuellen Fallkonstellationen können sich weitere Punkte ergeben.

Die Prüfung der Verwendungsnachweise, auch bei Trägern mit mehreren Maßnahmen, hat maßnahmenbezogen zu erfolgen. Dies bedeutet, dass die tatsächlichen Kosten pro Maßnahme benannt werden müssen. Dafür nutzen Sie bitte die Excel-Anlage zum Verwendungsnachweis.
Nach den allgemeinen Grundsätzen des Zuwendungsrechts können auch bei einer Festbetragsfinanzierung nur die tatsächlichen, förderfähigen Ausgaben bezuschusst werden. Bewilligte Mittel, die für die Deckung dieser Ausgaben nicht benötigt werden, sind zu erstatten.
Es kann nur dann die bewilligte Anzahl von Betreuungspaketen als Grundlage der Förderung für die Verwendungsnachweisprüfung zugrunde gelegt werden, wenn das Projekt in dem bewilligten Zeitraum mit der entsprechenden Kinderzahl durchgeführt wurde und auch in ausreichendem Umfang pädagogisches Personal in der Betreuung eingesetzt war.
Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist bei der Verwendung der Landesmittel zu beachten.

Im Rahmen Ihrer Rolle als Bewilligungsbehörde gegenüber den Trägern der Projekte bitte ich Sie, diese Hinweise bei der Planung von Projekten zu berücksichtigen bzw. die Prüfung von Verwendungsnachweisen unter Berücksichtigung der oben genannten Aspekte fortzuführen.
Wenn Sie die Prüfung von Verwendungsnachweisen abgeschlossen haben, schicken Sie mir bitte jeweils den Jugendamtsnachweis inklusive Excel-Tabelle zu und fügen Sie die Verwendungsnachweisformulare der Träger inklusive Excel-Tabelle als Anlagen bei. Dem Verwendungsnachweis sind zunächst keine Belege über die Ausgaben beizufügen. Bei Vorliegen von Anhaltspunkten, die eine weitergehende Prüfung erfordern, werden weitere Angaben erfragt oder Belege zur Einsicht angefordert.
Falls mein Zuwendungsbescheid mehrere Maßnahmen umfasst hat, prüfen Sie bitte zunächst alle zugehörigen Nachweise und senden mir diese im Anschluss gesammelt mit dem Gesamtverwendungsnachweis des Jugendamtes zu.
Diese Hinweise gelten für die Verwendungsnachweise aller Haushaltsjahre.

Für das aktuell abgelaufene Jahr 2021 ist der Verwendungsnachweis gemäß dem jeweiligen Bescheid bis zum 30.06.2022 einzureichen. Die entsprechenden Formulare wurden redaktionell aktualisiert.
Wie im Vorjahr 2020 besteht die Excel-Tabelle, die als Anlage des Verwendungsnachweises zu verwenden ist, aus mehreren Tabellenblättern. Wenn eine Maßnahme ganzjährig ohne Änderungen durchgeführt wurde, ist es ausreichend, nur das erste Tabellenblatt auszufüllen. Wenn für unterschiedliche Zeiträume verschiedene Modalitäten galten, dann nutzen Sie bitte alternativ das zweite Tabellenblatt und nehmen Sie für jeden Zeitraum eine neue Zeile.

Grundsätzlich sind nur Ausgaben zuwendungsfähig für Zeiträume, in denen das Projekt tatsächlich durchgeführt wurde (siehe oben). Im Jahr 2021 gab es, anders als 2020, aufgrund der Corona-Pandemie kein allgemeines Betretungsverbot. In den – daher wohl seltenen – Fällen, in denen in 2021 ein Projekt aufgrund einer behördlichen Anordnung zeitweise geschlossen war, sind ergänzend ausnahmsweise Ausgaben auch für diese Zeiträume zuwendungsfähig, sofern die Schadensminderungspflicht beachtet wurde.

Falls ein Träger zum Beispiel aufgrund hoher Inzidenzwerte in eigener Verantwortung entschieden hatte, das Projekt teilweise nicht zu öffnen, dann können für diese Zeiträume keine Ausgaben abgerechnet werden.
In der Excel-Tabelle sind diese Konstellationen entsprechend anzugeben. Die für 2021 aktualisierten Formulare sind ab sofort auf der Internetseite unter folgendem Link zu finden:

https://www.lwl-landesjugendamt.de/de/finanzielle-foerderung/kindertagesbetreuung/

Falls sich aus einem Verwendungsnachweis Minderausgaben ergeben, können Sie diese Differenz – zur Vermeidung von Zinsprüfungen – zeitgleich mit Abgabe des Verwendungsnachweises erstatten.
Falls sich bereits im Verlauf des Haushaltsjahres herausstellt, dass das Projekt nicht oder nicht in vollem Umfang durchgeführt werden kann, dann informieren Sie mich bitte kurz. Bitte rufen Sie die Mittel dann gar nicht (vollständig) ab bzw. überweisen diese sobald wie möglich zurück.

Bitte überweisen Sie solche Beträge auf folgendes Konto der Landeskasse in Düsseldorf:
IBAN: DE59 3005 0000 0001 6835 15 bei der Helaba Düsseldorf
(Bitte nicht das Konto der LWL-Finanzabteilung verwenden.)
Diese Angaben finden Sie auch im Zuwendungsbescheid.

Rückzahlungen für das laufende Haushaltsjahr sind unter dem Verwendungszweck:
RLWLRZBRUEPROJugendamtsnummerBescheidnummer
Beispiel: RLWLRZBRUEOPRO0021 (Jugendamt 002, Bescheid I)
zu tätigen.

Rückzahlungen für die vorhergehenden Haushaltsjahre sind unter dem Verwendungszweck:
RLWLRZVJBRUEPROJugendamtsnummerBescheidnummer
zu tätigen.

Ich weise bei dieser Gelegenheit nochmals darauf hin, dass im Dezember aufgrund des Kassenschlusses Einzelauszahlungen nicht bis Ende des Monats möglich sind. Damit eine Auszahlung im Kalenderjahr gewährleistet werden kann, benötigen wir die Mittelabrufe möglichst bis Ende November.