Betriebserlaubnisse für Kindertageseinrichtungen
Einrichtungen, in denen Kinder ganztägig oder für einen Teil des Tages betreut werden, benötigen für den Betrieb die Erlaubnis des Landesjugendamtes, die vom jeweiligen Träger der Einrichtung beantragt werden muss.
Die Fachberaterinnen und Fachberater des Landesjugendamtes prüfen die Anträge sowie die Voraussetzungen zur Erteilung der Betriebserlaubnis und stehen in sämtlichen pädagogischen Fragen beratend zur Seite.
Antrag auf eine Betriebserlaubnis für Kindertageseinrichtungen ab sofort über KiBiz.web
In diesem Beitrag haben wir Ihnen die Informationen zum geänderten Antragsverfahren zusammengestellt.
Antragsverfahren
Alle Informationen zur Antragsstellung erhalten Sie in unserer Orientierungshilfe. Für Jugendämter gibt es zudem eine Orientierungshilfe zur Einreichung der Stellungnahmen.
Seit dem 01.01.2023 steht für die Beantragung von Betriebserlaubnissen das digitale Verfahren über KiBiz.web zur Verfügung. Alle über KiBiz.web gestellten Anträge werden elektronisch an das LWL-Landesjugendamt sowie an das jeweils örtlich zuständige Jugendamt verschickt, das dann die Stellungnahme mit der entsprechenden Platzzuweisung ebenfalls digital abgeben kann.
Für die Beantragung von Ausnahmen zur Belegung (z.B. vorzeitige Aufnahmen oder Platzzahlüberschreitungen) steht Ihnen ein entsprechendes Formular zur Verfügung, das über das örtliche Jugendamt an das LWL-Landesjugendamt Westfalen zu schicken ist. Die Erteilung von Genehmigungsbescheiden erfolgt seit dem 01.01.2023 digital über KiBiz.web.
Zur Orientierung steht Ihnen eine Zusammenfassung der wesentlichen Pflichten für Träger von Kindertageseinrichtungen zur Verfügung.
- Orientierungshilfe zum Antragsverfahren - für Träger (pdf)
- Orientierungshilfe zum Einreichen einer Stellungnahme - für Jugendämter (pdf)
- Betriebserlaubnisbeantragung über KiBiz.web (Externer Link)
- Formular Antrag auf Ausnahme zur Belegung (xlsx)
- Wesentliche Pflichten - Hinweise zur Betriebserlaubnis (pdf)
Konzeptionelle Rahmung
Eine pädagogische Konzeption ist Voraussetzung für die Erteilung einer Betriebserlaubnis. Sie sollte als Grundlage das Leitbild des Trägers als auch die (strukturellen) Rahmenbedingungen der Einrichtung wiedergeben. Zudem beschreibt sie die inhaltlich-fachliche Ausrichtung und bietet damit Anlass und Grundlage für die fachliche Weiterentwicklung. Hier finden Sie die Empfehlung "An alle denken", die bei der Erstellung der Konzeption Orientierung bietet.
Weitere Voraussetzung für eine Betriebserlaubnis ist ein einrichtungsbezogenes Konzept zum Schutz vor Gewalt. Zur Erstellung eines solchen Schutzkonzeptes finden Sie hier die Aufsichtsrechtlichen Grundlagen.
- Empfehlung "An alle denken." zur Erstellung einer inklusionspädagogischen Konzeption (pdf)
- Organisationale Schutzkonzepte in betriebserlaubnispflichtigen Einrichtungen (pdf)
- Arbeitshilfe "Mit Medien Bildung unterstützen und gestalten" zur zeitgemäßen Weiterentwicklung der pädagogischen Konzeptionen von Kindertageseinrichtungen (pdf)
Räume
Die Raummatrix dient der Orientierung bei der Planung und beim Bau oder Umbau von Kindertageseinrichtungen und enthält Empfehlungen für die Größenordnung der benötigten Räumlichkeiten. Bitte beachten Sie auch die Erläuterungen auf der zweiten Seite.
Weitere umfassende Infos und Vorgaben zu Räumlichkeiten von Kindertageseinrichtungen, finden Sie auf der Seite "Sichere Kita" der Unfallkasse NRW.
Personal
Die Verordnung zu den Grundsätzen über die Qualifikation und den Personalschlüssel (Personalverordnung) gibt an welche Berufsgruppen als Fachkräfte in Kindertageseinrichtungen eingesetzt werden können. Darüber hinaus bietet die Positivliste eine zusätzliche Übersicht zum Personaleinsatz.
Jede personelle Veränderung (Neueinstellung, Veränderung der Arbeitszeit oder der Funktion, Ausscheiden) muss umgehend per Personalbogen an das Landesjugendamt gemeldet werden. Personalmeldungen sind über das KiBiz.web-Modul "Personalübersicht" vorzunehmen.
Zur Berechnung der nötigen Gesamtpersonalkraftstunden (personelle Mindestbesetzung und Sonstige Personalkraftstunden) steht Ihnen der KiBiz-Personalstundenrechner zur Verfügung. Darüber hinaus finden Sie hier eine Tabelle mit den prozentualen Wertigkeiten der Gruppenformen, die eine Orientierung bei der Gruppenbelegung bietet.
Sie finden hier außerdem eine Anbieterübersicht von Weiterbildungsträgern für Qualifizierungsmaßnahmen, die für Kräfte mit bestimmten Qualifikationen nötig sind, um als Fachkraft anerkannt zu werden.
Für Anträge im Rahmen der Personalverordnung finden Sie hier eine Übersicht der regionalen Zuständigkeiten. Bitte senden Sie die erforderlichen Antragsunterlagen (siehe unten) unterschrieben sowie alle weiteren erforderlichen Dokumente im pdf-Format an Ihre jeweilige Ansprechperson.
Für Anerkennungsverfahren ausländischer Berufsabschlüsse finden Sie hier eine Tabelle über die Zuständigkeiten der Bezirksregierungen.
Neben dem "Kompetenzprofil Inklusion" finden Sie hier auch eine Übersicht von Weiterbildungsträgern, die entsprechende Qualifizierungsmaßnahmen anbieten.
- Personalverordnung (pdf)
- Schlüsselverzeichnis für Tageseinrichtungen für Kinder nach KiBiz (pdf)
- Websprechstunden im 1. Halbjahr 2025 zur Personalverordnung (pdf)
- Positivliste zum Personaleinsatz (pdf)
- Orientierungsrahmen für 160h-Qualifizierungsmaßnahmen (Anlage zu § 3 Absatz 2 Personalverordnung) (pdf)
- Anbieterübersicht von Weiterbildungsträgern für Qualifizierungsmaßnahmen im Rahmen der Personalverordnung
- Personalmeldungen über KiBiz.web (Externer Link)
- KiBiz-Personalstundenrechner (xlsx)
- Prozentuale Wertigkeiten der Gruppenformen (pdf)
- Übersicht Ansprechpersonen Anträge PersVO (pdf)
- Zuständigkeitstabelle für die Anerkennungsverfahren ausländischer Berufsabschlüsse (pdf)
- Kompetenzprofil Inklusion
- Anbieterübersicht von Weiterbildungsträgern für Qualifizierungsmaßnahmen zum „Kompetenzprofil Inklusion“
Feststellung der Voraussetzungen für Fachkräfte
Ausnahmen vom Fachkräftegebot müssen beim LWL-Landesjugendamt Westfalen beantragt werden.
Dazu gibt es den Antrag auf Feststellung der Voraussetzungen gemäß der Verordnung zu den Grundsätzen über die Qualifikation und den Personalschlüssel nach § 54 Absatz 2 Nr. 8 des Gesetzes zur frühen Bildung und Förderung von Kindern (Kinderbildungsgesetz KiBiz NRW).
Antrag auf Fristverlängerung zum Abschluss der 160h-Qualifizierung/Fortbildung gem. § 3 Abs. 4
Antrag auf Feststellung der Voraussetzungen für den Einsatz als weitere Fachkraft gemäß § 9 Abs. 1
Antrag auf Feststellung der Voraussetzungen für den Einsatz als Ergänzungskraft gemäß § 9 Abs. 2
Antrag auf Zulassung eines Einsatzes als profilrelevante Kraft nach § 14
Antrag auf Aufrechterhaltung des planmäßigen Betreuungsbetriebes
durch den verstärkten Einsatz von Einsatz von Ergänzungskräften nach § 15
Meldepflichten
Meldungen gem. § 47 Abs. 1 Nr. 2 SGB VIII
Meldungen erfolgen über das Modul „Besondere Vorkommnisse“ in KiBiz.web
Betriebserlaubnisse für Spielgruppen
Spielgruppen sind Einrichtungen gemäß § 22 SGB VIII, jedoch keine Kindertageseinrichtungen nach dem Kinderbildungsgesetz (KiBiz) NRW. Sie bedürfen aber, wie Kindertageseinrichtungen, ebenfalls einer Betriebserlaubnis durch das Landesjugendamt.